Kort svar: ett samtal mitt i arbetet kostar mer än samtalstiden. Du tappar tråden, kvaliteten kan bli lidande och kunden framför dig får vänta. Det enklaste sättet att slippa avbrotten är färre samtal som måste tas i lokalen.
Avbrottet är det dyra
Den som har fått ett samtal mitt i ett arbetsmoment vet hur det känns. Du lägger ifrån dig det du håller i, svarar, skriver ner — och när du vänder tillbaka måste du tänka efter: var var jag?
I vissa jobb går det inte att pausa alls. En pizza i en het ugn väntar inte. En hårfärg har sin tid. En kund på massagebänken ska inte ligga och lyssna på att du bokar nästa kund. Då blir valet mellan att låta det ringa och att riskera det du håller på med.
Kunden framför dig betalar också
När du svarar i telefon väntar kunden i disken. Det är lätt att glömma, men kunden som står i lokalen har redan valt dig — och ser hur någon annan får gå före. En gång är ingen fara. Varje fredag är något annat.
Exempel: fredagskväll på en pizzeria
Mellan 17 och 19 kommer 15 samtal. Varje gång lämnar bagaren degen för att svara. Varje samtal tar två minuter, och det tar en minut till att komma igång igen. Det är 45 minuter under de två timmar då köket har som mest att göra.
Under samma tid står det kunder i disken som väntar, och pizzor som ska ut ur ugnen. Det är där felen i beställningarna brukar uppstå.
Fyra sätt att slippa en del av avbrotten
- Onlinebeställning och onlinebokning. Kunden gör det själv, beställningen hamnar på en skärm, och ingen behöver lämna det den gör. Läs telefon eller onlinebeställning.
- En person svarar. Bestäm vem som har telefonen under rusningen. Då störs bara en.
- Telefonen ut ur lokalen. Den som svarar kan sitta någon annanstans, om beställningen kommer in i ett system som köket ser. Se telefonordrar på distans.
- Röstbrevlåda med rätt meddelande. ”Vi har fullt i köket just nu — beställ enklast på vår hemsida.” Det är bättre än en signal som går ut i tomma intet.
Hur mycket tid som står på spel ser du i kalkylatorn för tid i telefon.