Kort svar: om beställningssystemet körs i webbläsaren kan telefonordrar tas var som helst. Koppla vidare restaurangens nummer till en mobil, lägg in ordern på en surfplatta — och köket ser den direkt på sin skärm.
Telefonen har alltid bundit någon till lokalen
Traditionellt sitter restaurangens telefon på väggen bredvid kassan. Den som svarar måste stå där, och den som tar ordern skriver en lapp som bärs in i köket. Det har gjort att telefonen har bundit en person till lokalen under hela öppettiden — ofta ägaren själv.
Det fungerar tills livet kommer emellan:
- ett barn som är sjukt och du som måste vabba
- ett ärende på banken, hos grossisten eller på bilverkstaden
- personal som kan laga mat men inte vill eller kan ta beställningar på svenska
- en rygg som behöver en paus från köket
I alla de lägena står det någon i köket som får släppa allt när det ringer — eller så ringer det tills kunden ger upp.
Så fungerar det i praktiken
- Vidarekoppla restaurangens nummer till en mobil. Det går att göra hos de flesta operatörer, och du kan slå av och på det när du vill.
- Ta samtalet där du är — hemma i soffan, i bilen (parkerad!) eller i ett tyst rum i lokalen.
- Lägg in ordern i beställningssystemet på en surfplatta eller dator. Om systemet körs i webbläsaren behövs ingen särskild utrustning.
- Köket ser ordern direkt på sin skärm, i samma kö som webbordrarna, med rätt tid och eventuella undantag.
Exempel: en tisdag med VAB
Ägaren till en pizzeria är hemma med ett sjukt barn. Bagaren och en kollega sköter köket. Restaurangens nummer är vidarekopplat till ägarens mobil.
Under lunchen kommer tolv samtal. Ägaren tar dem från köksbordet hemma och lägger in ordrarna på surfplattan. I köket dyker de upp på skärmen tillsammans med webbordrarna. Bagaren behöver aldrig lämna ugnen, och ingen kund får en signal som går fram utan svar.
Fler fördelar än bara flexibilitet
- Tystare samtal. Utan fläktar och ugnar hör du vad kunden säger. Se när det är svårt att höra.
- Köket får jobba ostört. Ingen behöver släppa allt när det ringer.
- Färre fel. Ordern skrivs in en gång, i systemet, i stället för på en lapp som ska tydas.
- Lättare att dela på jobbet. Den som svarar kan vara en familjemedlem, en deltidsanställd eller du själv på distans.
Tänk på: den som svarar måste veta vad köket klarar. Kom överens om hur lång väntetid som ska anges vid rusning, och vad som gäller om en råvara tar slut.
Vilket system behövs?
Det viktiga är tre saker: att systemet körs i webbläsaren (så att du inte är bunden till en viss dator), att telefonordrar kan läggas in manuellt, och att de hamnar i samma kö som köket ser. Många system för onlinebeställning klarar det, men inte alla — fråga innan du väljer.
Ett exempel är ett webbaserat ordersystem som Saporio. Det fungerar på vilken surfplatta eller dator som helst, och telefonordrarna hamnar i samma kö som beställningarna från hemsidan.
Hur många samtal handlar det om?
Om du inte vet hur många samtal som kommer — eller hur många som aldrig blir besvarade — räkna på det. Kalkylatorn visar vad de missade samtalen kan vara värda i ett år: